u/lubobde

Gerade für Kleinunternehmende kann eine fortlaufende Nummerierung von Rechnungen unangenehm sein, da man damit den Kunden gegenüber offen legt, wie viele oder wie wenige Aufträge man hat.

Dabei braucht man das gar nicht. Man kann beliebige Zahlen und Ziffernkombinationen vergeben, solange diese Eindeutig sind. Also zb auch Datum plus Uhrzeit. Oder Würfeln, oder ...

Es steht zwar im Gesetz, dass es fortlaufend sein müsse, aber das war halt bei der Abfassung eine handwerkliche Ungeschicklichkeit. Das BMF hat deshalb später eine Klarstellung rausgegeben, nebst Durchführungsverordnungen und Anwendungserlassen für die Mitarbeitenden der Finanzverwaltung.

Hier ein Zitat:

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)

101Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. 2Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. 3Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. 4Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. 5Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.

Quelle:

https://ao.bundesfinanzministerium.de/usth/2019-2020/home.html

Ich bin seit vielen Jahren Selbständig, habe etwas IT Background und war in mehrere Firmen für die Finanzen zuständig. Im Laufe der Jahre sind mir immer wieder ein paar hartnäckige Mythen aufgefallen, denen Selbständige aufsitzen und an die zu glauben Geld und/oder Mühe kostet.

Eigentlich wollte ich diesen Post am WE schreiben, aber da die Diskussion über Rechnugserstellung viele Fragen zum Thema Revisionssicherheit aufgeworfen hat, habe ich es jetzt vorgezogen.

Das Thema klingt komplex, ist aber am Ende ganz einfach

Was ist Revisionssicherheit:
Das heißt, das wenn die Buchhaltung abgeschlossen ist, niemand mehr Daten mehr ändern, löschen oder hinzufügen kann.

Was ist Revisionssicherheit NICHT

Missverständnis Nr 1 ist: Das man in der Buchhaltung nie Daten verändern, löschen, hinzufügen könnte. Das ist schlicht falsch, das entscheidende Wort ist "abgeschlossen". In jeder Buchhaltung kann man frei rumfuhrwerken, wie man will. Belege ändern, Buchungssätze ändern, Konten ändern.. alles. Das muss auch so sein, den Buchhaltung ist nun mal sowohl einfach (sind ja nur ein Haufen Listen und sehr simple Rechenaufgaben) als auch sehr anspruchsvoll, was die Genauigkeit angeht. Deshalb gibt es die doppelte Buchführung. Die Idee dahinter ist u.a., durch Kontrollrechnungen Widersprüche und Fehler zu finden.
Deshalb gibt es den extra Vorgang "Buchhaltung abschließen" oder am Ende der Buchungsperiode (bei kleinen Unternehmen im Quartal, bei Kleinunternehmern reicht sogar das Jahr) die Buchhaltung "festzuschreiben". Dahinter verbirgt sich nichts anderes, als das man sagt: So, ich habe alle Kontrollschritte gemacht, jetzt stimmt m.E. alles und erst AB JETZT ändere ich nichts mehr." Der Zeitpunkt ist entscheidend, da komme ich ganz am Ende noch mal drauf.

Dieser Vorgang des Abschließens kann bei einem Kleinunternehmer so etwas einfaches sein wie: Dein Partner, deine Partnerin liest dir nochmal alle Bankauszüge vor und du checkst in Excel, ob du alles eingetragen hast. Am Ende prüfst du, ob deine Excel-Liste das gleiche Ergebnis ausspuckt wie dein Bankauszug. FERTIG.

Mißverständnis Nr. 2 ist, dass man keine Daten hinzufügen, löschen oder ändern könne. Hähhhh ? Das ist doch ein völlig Widerspruch!
Ja, stimmt. Aber das kommt daher, dass genau genommen die richtige Formulierung müßte lauten:
"Das man keine Daten ändern, löschen oder hinzufügen kann, ohne dass der ursprüngliche Zustand rekonstruierbar ist." Das ist ein kleiner, aber wichtiger Unterschied. Selbst mit den besten Prüfungen kommt es vor, dass man nachträglich einen Fehler entdeckt. Der Punkt ist: Du darfst nach dem Abschluss die Originaldaten nicht ändern, aber natürlich kannst du auch später noch eine Korrekturbuchung machen, die eine andere Buchung / einen anderen Beleg als "ungültig" markiert und die neuen, richtigen Daten hinzufügt.

Mißverständnis Nr. 3 ist, das NIEMAND Daten ändern, löschen, hinzufügen könne.
Manchmal kommen die irrwitzigstens Fantasien in Richtung "Ja, aber das ist doch heute alles digital und auch wenn ich es bei Service XY hochlade, könnte doch dort der Admin die Daten ändern, wie soll das FA das glauben, Unveränderlichkeit geht doch bei digitalen Daten technisch gar nicht".

Lass die Kirche im Dorf. Es geht bei der Buchhaltung und bei der Prüfung durch das Finanzamt um Plausibilität. Wenn Du eine Methode, Software, was auch immer hast, in der der Aufwand für die Fälschung in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, dann glaubt das FA dir. Wenn du z.B. Lexware verwendest, dann setzt das FA keine Agenten in Marsch, um zu überprüfen, ob du in Freiburg den Admin ins Bordell gelockt und mit Koks gefügig gemacht hast, damit er auf den Lexware-Serverns nochmal die Buchhaltung für dein Nagelstudio manipuliert. Abgesehen davon macht das FA auch Stichproben auf der anderen Seite der Rechnungsaussteller/Empfänger aber das wäre ein anderes Thema...

Warum du angeblich unbedingt kommerzielle Anbieter brauchst

Mit den GOBD und der Revisionssicherheit werben alle Anbieter kommerzieller Tools. Datev, Lexware, Buchhaltungsbutler etc. Lade es bei uns hoch und du bist safe, kostet nur XX€ im Monat... Und das mit GOBD hört sich ja auch alles so kompliziert, da bezahlen viele Kleinunternehmer für völlig überdimmensionierte Tools Geld statt für ihre EÜR kostenlose oder vorhandene Tools wie Excel zu nehmen oder Hledger oder OpenMoney oder was auch immer.

Die Lösung, die ich nutze - und die von der Steuerprüfung akzeptiert wurde

Nicht falls verstehen, für meine richtige Firma nehme ich auch professionelle Software, die richtig Geld kostet. Aber für unser kleines Nebengeschäft, das wir noch haben, lohnt sich das einfach nicht und deshalb habe ich mir mal eine Stunde Zeit genommen, mich eingelesen und eine Alternative gefunden. Seit dem nehme ich ein kostenloses Tool, das kostet mich 2 Minuten Arbeit pro Quartal und alles ist gut und vom FA akzeptiert.

Wie mache ich das also:
Ich signiere meine Dateien einfach mit SHA512. Sowohl die Belege als auch die Buchhaltung. Was das ist, kannst du eine KI deiner Wahl fragen, ist easy. SHA512 gibt es für jedes Betriebssystem dieser Welt, gibt es als Kommandozeilen-Tool, als Plugin für den Dateimanager, als Windows-Programm, was immer du willst..

Wichtig ist nur das: Du kannst mit einem Klick eine Datei erstellen, in der alle Dateinamen aufgeführt sind und für jede Datei der zugehörige SHA512-"Fingerabdruck".

Danach signiere ich auch diese Datei nochmal, jetzt habe ich nur noch einen einzigen Fingerabdruck (sozusagen die Signatur der Signaturen), über den nachvollziehbar und beweisbar meine gesamte Buchhaltung und alle meine Belege zum Zeitpunkt des Abschlusses so und nicht anders aussahen.

Wie beweise ich jetzt aber, dass diese Signaturen zum Zeitpunkt X erstellt wurden? Ich könnte ja auch später noch die Daten ändern und einfach neue Signaturen erstellen. Der Dateiname ist ja schließlich kein Datums-Nachweis.

Ganz einfach: Ich sende die Signatur an einen Service, der mir einen Zeitstempel zurück gibt, der mir eine Bestätigung über die Einreichung schickt, der auf die Daten 100% aufpasst, der kostenfrei ist und dem das Finanzamt vollkommen vertraut:

Ich verwende dafür das FA selbst, in dem ich die Signatur meiner Buchhaltung in das Feld "Zusätzliche Hinweise" der Umsatzsteuererklärung schreib e. Damit habe ich einen rechtssicheren Nachweis erstellt, der alle Beteiligten zufrieden stellt und der auch den letzten Prüfer bei mir happy gemacht hat :)))

Ich bin seit vielen Jahren Selbständig, habe etwas IT Background und war in mehrere Firmen für die Finanzen zuständig. Im Laufe der Jahre sind mir immer wieder ein paar hartnäckige Mythen aufgefallen, denen Selbständige aufsitzen und an die zu glauben Geld und/oder Mühe kostet.

Heute im ersten Teil geht es um Rechnungsstellung.

Im einem anderen Beitrag schreibt jemand, dass er Rechnungen mit Excel erstellt - was prompt von einigen als unzulässig bezeichnet wird.

1. Die Regelungen betreffend ZUGFeRD regeln nur das Ergebnis, nicht, wie man die Datei erzeugt. Und natürlich gibt es dafür Tools und PlugIns z.b. für LibreOffice und bestimmt auch für Excel. Selbst für LaTeX habe ich eines gesehen.
2. Die Archivierung nach GODB ist von dem Werkzeug zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen komplett unabhängig. Woran nämlich kein Selbständiger vorbei kommt, ist das revisionssichere Archiv geschäftlicher Korrespondenz. Was heutzutage einfach ein definiertes E-Mail Postfach ist. Wenn man also darüber seine Dokumente versendet, ganz egal wie das Angebot oder die Rechnung erstellt wurde, ist alles in Ordnung.

Die GODB erfordert für das D lediglich die Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit und die ist in jedem heutigen Email-System über die Zeitleiste und vor allem über die Suchfunktion gewährleistet, ganz ohne Tags, Ordnerstruktur oder sonstigem.

Damit ist das D in GOBD erfüllt. Zum B komme ich ein anderes Mal.

Nachtrag: Ich meine natürlich nicht, dass jedes Email-System geeignet ist. Mit "definiert" meine ich eines, das revisionssicher ist nach GOBD, diese gibt es inzwischen aber bei vielen Anbietern und für wenig Geld.

Sorry für die Unklarheit.