Oud-lid vereniging wil geld terug voor mislukte aankoop
Ik ben sinds iets meer dan een jaar penningmeester van een sportvereniging. Ergens in 2023 heeft een leraar (een lid/vrijwilliger, geen bestuurslid en ontvangt geen vergoeding) aangeboden om sportartikelen aan te schaffen uit een ander land in de EU. Het hoe en wat van hoe het precies is gelopen is mij niet goed bekend, en de rest van het bestuur ook niet. In ieder heeft de leraar namens zichzelf, een aantal leden en de vereniging aankopen gedaan (de facturen stonden op zijn naam). Echter, de artikelen zijn nooit geleverd door de leverancier.
Het is de leraar niet gelukt om het geld terug te krijgen van de leverancier. Ik kan niet goed inschatten wat voor hem de mogelijkheden waren, maar het is hem niet gelukt om iets terug te krijgen. Wij hebben als vereniging besloten om dit jaar het bedrag af te schrijven als oninbare vorderingen.
Nu heeft een oud-lid contact met ons opgenomen (die in 2023 nog lid was) omdat zij ons verantwoordelijk wil stellen voor het bedrag dat zij via de leraar heeft uitgegeven aan niet-geleverde sportartikelen. In haar communicatie maakt ze gebruik van een aangetekende brief en dreigt ze met incasso of juridische procedures.
Ik vind het lastig om dit op waarde te schatten. Ik heb geen juridische achtergrond, maar aangezien de transactie niet via ons verliep (het geld van het oud-lid heeft nooit op onze rekening gestaan) en de leraar formeel geen werknemer of bestuurslid van de vereniging is, laat staan dat de leraar zelf ook slachtoffer is geworden van oplichting/niet leveren/wat dan ook. Helaas is er uit die tijd weinig correspondentie. In onze archieven staat heel erg weinig over de aankoop en via contacten met de leraar en andere leden lukt het ook niet om meer duidelijkheid te krijgen, dus naast een paar facturen en transactiedetails staat er volgens mij niets op papier. Dat weet ik alleen niet zeker.